Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 13 (oppbevaring) og bokføringsforskriften kapittel 7; for anleggsdokumentasjon: forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel) § 12.
Fem år, regnet fra regnskapsårets slutt
Bokføringsloven § 13 setter oppbevaringstiden for primærdokumentasjon til fem år etter regnskapsårets slutt. Merk siste del: fristen løper ikke fra fakturadatoen, men fra 31. desember i året fakturaen tilhører. En faktura fra januar må derfor i praksis oppbevares nesten seks år.
Primærdokumentasjon er det som direkte dokumenterer en transaksjon: utgående og inngående fakturaer, kvitteringer, bankutskrifter, lønnsdokumentasjon, timelister og prosjektregnskap.
Elektronisk lagring teller — papir er ikke et krav
Du trenger ikke perm. Dokumentasjon kan oppbevares elektronisk så lenge den er tilgjengelig i lesbar form gjennom hele oppbevaringstiden, ikke kan endres i ettertid, og kan hentes fram på forespørsel. Det betyr at et PDF-arkiv med søk er fullt lovlig, mens et regneark noen kan redigere i, ikke er det.
Den praktiske fella er systembytte. Når du bytter regnskaps- eller fagsystem, forsvinner tilgangen til gamle bilag ofte sammen med abonnementet. Ta en full eksport før du sier opp, og lagre den et sted du fortsatt har om fire år.
Dokumentene som lever lenger enn fem år
For en elektriker er ikke bokføringsloven den eneste klokka som går. Dokumentasjonen på et elektrisk anlegg — samsvarserklæring, risikovurdering, kursfortegnelse, sluttkontroll — skal overleveres eieren av anlegget, og eieren skal ha den så lenge anlegget finnes. Den regnes ikke bort etter fem år.
I praksis betyr det to arkiver med to livsløp: regnskapsarkivet, som kan ryddes etter fristen, og anleggsarkivet, som du bør beholde like lenge som du vil kunne dokumentere hva firmaet ditt faktisk gjorde på den adressen.
- Regnskapsbilag: fem år etter regnskapsårets slutt.
- Samsvarserklæring og underlag: hos anleggseier, uten utløpsdato.
- Arbeidsavtaler og lønnsdokumentasjon: hele arbeidsforholdet og fem år etter.
Vanlige spørsmål
Kan jeg kaste papirfakturaen når jeg har skannet den?
Ja, hvis den elektroniske kopien oppfyller kravene til lesbarhet, uendret innhold og tilgjengelighet gjennom hele oppbevaringstiden. Det er innholdet som skal bevares, ikke arket.
Hva med tilbud og e-poster som ikke ble til noe?
De er ikke bokføringspliktig dokumentasjon i seg selv, men avtalen bak en jobb du faktisk utførte, er verdt å beholde. Ved en tvist er tilbudet ofte det eneste som viser hva som var avtalt.
Hvem har ansvaret hvis regnskapsføreren mister bilagene?
Den bokføringspliktige — altså bedriften. Du kan sette bort arbeidet, men ikke ansvaret, og det er bedriften som må levere dokumentasjonen ved kontroll.
Les videre
- Hva må stå på en faktura? — Et bilag du oppbevarer i fem år bør inneholde det loven krever.
- Må jeg spesifisere timer på fakturaen? — Timelistene er egen dokumentasjon med samme oppbevaringsplikt.
- Oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale og prosjektpapir — Fem år for primærdokumentasjon etter regnskapsårets slutt, i lesbar form.
- Oppbevaring av samsvarserklæring: hvor lenge? — Hos eier: så lenge anlegget lever. Hos dere: så lenge dere kan bli holdt ansvarlig.
- Må jeg ha kassasystem for kontantsalg? — Betaling ved levering er kontantsalg — også med kort. Etterfakturering er det ikke.
- Hvor lenge kan jeg lagre kundeopplysninger? — Ikke lenger enn formålet krever — men bokføring og anleggsdokumentasjon har egne frister.