Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-14 om dokumentasjon av medgått tid, og § 5-1-1 nr. 4 om ytelsens art og omfang.
Timelisten er et lovkrav i seg selv
Bokføringsforskriften § 5-14 gjelder alle som selger tjenester der vederlaget bygger på tidsbruk. Timene skal dokumenteres for hver eier og hver ansatt, spesifisert per dag, og fordelt på intern tid og på de enkelte kundene eller oppdragene.
Dette gjelder uavhengig av hva som står på fakturaen. Selv om du fakturerer en avtalt fastpris, skal timene registreres — kravet henger på hvordan arbeidet utføres og dokumenteres, ikke på hvordan det prises.
Hva som må stå på selve fakturaen
Fakturaen skal vise ytelsens art og omfang. Ved timeprisarbeid betyr det i praksis antall timer og timesats, eventuelt fordelt på fagarbeider og lærling hvis satsene er ulike, og en beskrivelse av hva arbeidet gjaldt.
Detaljnivået kan tilpasses. På en liten jobb holder én linje. På et større oppdrag er det ofte klokere å vise timene per fase eller per uke, med den fulle timelisten som vedlegg. Da får kunden noe å kjenne igjen uten at fakturaen blir fem sider.
- Antall timer og sats per kategori arbeid.
- Kort beskrivelse av hva timene gikk med til.
- Materiell for seg, med sitt eget grunnlag.
- Eventuelle tillegg som reise eller utstyr på egne linjer.
Hvorfor spesifikasjonen lønner seg selv om ingen krevde den
Den vanligste betalingstvisten i håndverksbransjen handler ikke om at kunden ikke vil betale, men om at kunden ikke forstår hva hun betaler for. En faktura med timer, datoer og en setning om hva som ble gjort, fjerner den diskusjonen før den starter.
Den fjerner også diskusjonen internt. Når timene er ført på riktig jobb hver dag, vet du hvilke oppdrag som tjener penger og hvilke som ikke gjør det. En bedrift som først summerer timene ved fakturering, oppdager tapsprosjektene sine altfor sent.
Vanlige spørsmål
Må jeg vise timene når vi har avtalt fastpris?
Fakturaen kan vise fastprisen og hva den dekker. Timene skal likevel registreres internt etter bokføringsforskriften, og de er dessuten det eneste som forteller deg om fastprisen var riktig.
Kan jeg avrunde timene oppover?
Avtalt minstetid eller avrunding må være avtalt på forhånd, for eksempel som en oppstartssats ved utrykning. Ren avrunding uten avtale er en prisøkning kunden ikke har akseptert.
Holder det å føre timene i etterkant av uka?
Kravet er at timene spesifiseres per dag. Fører du hele uka på fredag, blir dokumentasjonen svakere og hukommelsen dårligere — og feilfordelte timer mellom oppdrag er vanskelig å oppdage senere.
Les videre
- Hva må stå på en faktura? — Timespesifikasjonen er innholdskravet «art og omfang» i praksis.
- Kan jeg fakturere kjøretid og reise? — Reisetid er timer, men prises og avtales ofte annerledes.
- Salgsdokumentasjon — de punktene fakturaen må ha, uten unntak — Innholdskravene til faktura, og konsekvensen når ett av punktene mangler.
- EHF-faktura — kravet ved oppdrag for stat og kommune — Kravet om elektronisk faktura til det offentlige, og hva som må stemme for at den går inn.
- Hvor lenge må jeg ta vare på fakturaer? — Fem år etter regnskapsårets slutt for bilag — men samsvarserklæringer lever lenger.
- Må jeg betale uttak-mva på arbeid i eget hus? — Ja. Egne timer og eget materiell i eget hus er uttak, og uttak er avgiftspliktig.
Slik gjør Arbeidslink det
I Arbeidslink føres timene på jobben mens montøren står der, også uten dekning, og de følger med inn i fakturagrunnlaget når jobben faktureres. Timelisten per dag og per oppdrag ligger dermed i systemet fordi arbeidet ble registrert, ikke fordi noen skrev den for hånd etterpå.