Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften §§ 5-2-4 og 8-1-2 om fakturering og prosjektregnskap i bygge- og anleggsvirksomhet, og merverdiavgiftsloven § 15-9 om tidfesting.
Avtal betalingsplanen i tilbudet
Betalingsplanen skal stå i tilbudet, ikke dukke opp som en overraskelse etter tre uker. Knytt hver betaling til en observerbar milepæl: fremføring ferdig, tavle montert, kursopplegg trukket, sluttkontroll utført. Milepæler kunden kan se, gir færre diskusjoner enn prosentsatser han må stole på. Skriv også hva som skjer om fremdriften stopper opp av årsaker som ligger hos kunden.
Reglene for når salgsdokumentet skal utstedes
For bygge- og anleggsvirksomhet gjelder egne regler for utstedelse av salgsdokument, blant annet i bokføringsforskriften § 5-2-4. Poenget er at fakturering skal følge arbeidets fremdrift innenfor fastsatte frister, og ikke utsettes fritt. Merverdiavgiften følger tidfestingsreglene i merverdiavgiftsloven § 15-9. Utsetter du fakturering av likviditetshensyn hos kunden, kan du havne i brudd på regler som ikke er forhandlingsbare.
Hold prosjektregnskapet oppdatert underveis
Bokføringsforskriften § 8-1-2 krever prosjektregnskap for prosjekter over en fastsatt størrelse, og et prosjektregnskap som først settes opp ved avslutning, er verdiløst som styringsverktøy. Oppdater påløpte timer, materiell og fakturert beløp minst månedlig. Da ser du om du har fakturert mindre enn du har brukt, og det er nettopp den differansen som spiser opp kontoen uten at noen merker det før det er for sent.
Sluttoppgjøret er der marginen avgjøres
Ved sluttoppgjøret skal alle tilleggsbestillinger, endringer, prisreguleringer og eventuelle fradrag samles. Har du dokumentert hver endring underveis, er sluttoppgjøret en summering. Har du ikke det, blir det en forhandling der du starter med å bevise dine egne krav. Sett av tid til sluttoppgjøret i kalenderen mens prosjektet pågår, ikke seks uker etter at montørene har flyttet til neste bygg.
Vanlige spørsmål
Kan jeg kreve forskudd fra en privatkunde?
Du kan avtale det, men vær forsiktig med store forskudd fra forbrukere. Et forskudd som langt overstiger utført arbeid, oppleves som risiko for kunden og gir dårlig forhandlingsposisjon om noe skjærer seg. Knytt heller betalingene til synlig fremdrift.
Hva gjør jeg om kunden ikke betaler en akontofaktura?
Stopp opp før gjelden vokser. Varsle skriftlig om at videre fremdrift forutsetter betaling, følg purrerutinen, og vurder stansingsrett etter avtalen. Å fortsette å bygge for en kunde som ikke betaler første avdrag, er den dyreste formen for optimisme som finnes.
Les videre
- Prosjektregnskap: slik fører du det og bruker det til styring — Akontofakturering krever et prosjektregnskap som er oppdatert underveis.
- Kontantstrøm: slik holder du kontroll på pengene inn og ut — Lange prosjekter er den vanligste årsaken til likviditetskrise.
- Når kan jeg fakturere a konto? — I bygge- og anleggsprosjekt, etter en avtalt plan som følger fremdriften.
- Slik gjennomfører du en befaring som gir riktig tilbud — Hva du måler, ser etter og skriver ned før du gir pris på et anlegg.
- Sluttfaktura: slik skriver du en som ikke blir bestridt — Innholdskrav, spesifikasjonsnivå og formuleringene som utløser innsigelser.
- Betalingsbetingelser: slik setter du dem så du får betalt — Frist, forskudd, delbetaling, kredittgrense og sikkerhet, satt sammen per kundetype.
- Kredittvurdere nye kunder: sjekken som tar to minutter — To minutter som forteller om kunden kan betale. Brukes sjelden på jobbene der det betyr mest.
- Factoring for en håndverksbedrift: hva det koster og når det passer — Løser likviditeten raskt, men ikke årsaken. Regn kostnaden om til årlig rente før du velger.