Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven §§ 10-3 og 10-7 om arbeidsplan og oversikt over arbeidstiden, og bokføringsforskriften § 5-14 om timedokumentasjon som grunnlag for planlegging.
Legg planen på fredag
Sett av en time fredag ettermiddag til neste uke. Da vet du hva som er ferdig, hva som glapp, og hvilket materiell som må bestilles for å komme i gang mandag. Montørene får beskjed før de går hjem, og mandag morgen begynner med arbeid i stedet for koordinering. En time på fredag frigjør typisk mer enn en time per montør mandag, og det er den enkleste kapasitetsøkningen som finnes.
Planlegg til åtti prosent, ikke hundre
En plan som fyller hver time, ryker ved første akutte utrykning eller forsinkede leveranse. Legg inn en bevisst buffer på rundt en femtedel av kapasiteten til det som kommer. Bufferen er ikke slakk: den fylles med etterslep, dokumentasjon, serviceoppdrag og internarbeid som ellers aldri blir gjort. Bedrifter som planlegger fullt, bruker uka på å flytte folk, og det oppleves som kaos selv når arbeidsmengden er normal.
Materiell og adkomst avklares før montøren kjører
To ting stopper flest arbeidsdager: materiellet er ikke der, eller ingen slipper montøren inn. Begge kan avklares dagen før med en telefon og et blikk på bestillingen. En montør som står utenfor en låst dør i førti minutter, koster hele beløpet i tapt fakturering pluss kjøringen. Legg avklaring av nøkler, koder, kontaktperson og materiell inn som en fast del av planleggingen, ikke som noe den enkelte ordner selv.
- Materiell bestilt og bekreftet levert
- Adkomst, nøkler og koder avklart
- Kontaktperson med telefonnummer på jobben
- Nødvendig utstyr og spesialverktøy reservert
- Dokumentasjon fra befaring tilgjengelig i felt
Kort mandagsmøte, ikke langt
Femten minutter er nok når planen allerede er laget: dagens jobber, avvik fra planen, hva som må bestilles, og hvem som trenger hjelp. Lange mandagsmøter er som regel en kompensasjon for at planleggingen ikke er gjort. Avslutt med at alle vet hvor de skal de neste to dagene, ikke bare i dag, for da kan de selv løse små problemer uten å ringe kontoret.
Vanlige spørsmål
Hvem bør lage planen?
Én person med oversikt over både oppdrag og folk, ikke tre personer som hver disponerer sine montører. Er ansvaret delt, blir de samme montørene lovet bort to steder, og det oppdages først når begge kundene ringer samme morgen.
Hvor langt fram bør vi planlegge?
Detaljert for kommende uke, grovt for de neste fire. Den grove planen er nødvendig for å svare kunder på når du kan komme, og for å se om bemanningen holder til de prosjektene som allerede er solgt.
Les videre
- Akutt oppdrag: slik håndterer du hastesaker uten å miste dagen — Bufferen i planen er det som gjør akutte oppdrag håndterbare.
- Fordele jobber på montørene: slik gjør du det systematisk — Planen må ta hensyn til hvem som kan hva, ikke bare hvor mange.
- Arbeidsvarsling — kravet som slår inn så snart lifta står i veibanen — Kursnivåene, hvem som godkjenner planen, og hvorfor «vi står bare her i en time» ikke holder.
- Sluttrapport for avfall — der planen møter kvitteringene fra mottaket — Hva rapporten skal vise, hvor tallene kommer fra, og hvorfor kvitteringene må samles underveis.
- Fremdriftsplan i byggeprosjekt — Rekkefølgen på plassen — og målestokken for hvert eneste krav om mer tid.
- Restordre: slik håndterer du materiell som ikke kommer — Oppfølging av bestillinger, varsling i tide, og krav ved forsinkelse.
- Beholde montører i et stramt marked: det som faktisk virker — En oppsigelse koster mer enn rekrutteringen. Her er tiltakene som treffer, og de som ikke gjør det.
- Driftsmøte hver uke: tretti minutter som erstatter tjue telefoner — Tretti minutter med fast agenda, holdt også i travle uker. Det er da det gir mest.