Hjemmel og kilde
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 4 og § 5.
Hva systemet skal inneholde
Internkontrollforskriften § 5 andre ledd lister punktene: virksomheten skal sette mål for arbeidet, ha oversikt over organisasjon og ansvarsfordeling, kartlegge farer og vurdere risiko med tilhørende planer og tiltak, iverksette rutiner for å avdekke og forebygge brudd på regelverket, og foreta systematisk overvåking og gjennomgang av selve systemet.
I tillegg skal arbeidstakerne ha kunnskap om kravene og medvirke, og lover og forskrifter som gjelder virksomheten skal være tilgjengelige. Det siste er lettere i dag enn da forskriften ble skrevet, men det betyr fortsatt at folk skal vite hvor de finner reglene.
- Mål for helse, miljø og sikkerhet.
- Oversikt over ansvar, oppgaver og myndighet.
- Kartlegging av farer, risikovurdering og handlingsplan.
- Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik.
- Systematisk overvåking og gjennomgang av systemet selv.
Hva som må være skriftlig
Forskriften krever uttrykkelig at de fire siste punktene dokumenteres skriftlig: kartleggingen med risikovurdering og handlingsplan, rutinene for avviksbehandling, og den systematiske gjennomgangen av systemet. Resten skal finnes, men trenger ikke ha en bestemt form i en liten bedrift.
Dokumentasjonen skal være tilpasset virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En bedrift med fire montører trenger ikke et system laget for et konsern, og et system som er for stort blir uansett ikke brukt.
Hvorfor systemer feiler ved tilsyn
Det vanligste funnet ved tilsyn er ikke at systemet mangler, men at det ikke er i bruk. Handlingsplanen har frister som gikk ut i fjor, avviksloggen er tom selv om alle vet at det skjer ting, og den årlige gjennomgangen ble aldri gjort. Da er dokumentet et bevis mot bedriften i stedet for for den.
Det som redder en tilsynssak er sporene av bruk: datoer, lukkede avvik, referater fra en gjennomgang, og en handlingsplan der noe faktisk er krysset av. Et tynt system som er levende, står seg bedre enn et tykt som står stille.
Vanlige spørsmål
Gjelder internkontrollforskriften for et enkeltpersonforetak?
Forskriften gjelder virksomheter som omfattes av blant annet arbeidsmiljøloven og el-tilsynsloven. Et enkeltpersonforetak som utfører elektrisk arbeid har internkontrollplikt etter el-regelverket, selv uten ansatte.
Kan jeg kjøpe et ferdig internkontrollsystem?
Du kan kjøpe en mal, men ikke et system. Kartleggingen, risikovurderingen og rutinene må beskrive din virksomhet. En mal som ikke er tilpasset er lett å kjenne igjen for en inspektør.
Les videre
- Risikovurdering av elektrisk arbeid — kravet, ikke skjemaet — Kartleggingen er det tyngste av de skriftlige punktene.
- Avviksbehandling — hva et avvik er, og hva rutinen må gjøre med det — Avvikssystemet er punktet som oftest mangler i praksis.
- Vernerunde — runden som gjør kartleggingen ekte — Vernerunden er den vanligste måten kartleggingen holdes oppdatert på.
- Internkontrollsystem: krav og innhold for elektrobedriften — Ja, uansett størrelse. Åtte punkter, der de fire siste skal være skriftlige.
- Driftsinstruks for elektriske anlegg — Den korte, brukte delen av FDV: hva som skal gjøres, hvor ofte og av hvem.
- DLE-tilsyn — hva som blir etterspurt, og hvordan du svarer — Systemrettet tilsyn: hvilke dokumenter som etterspørres og hvilke frister som løper.
- HMS-opplæring for daglig leder — plikten som ikke kan delegeres — Den personlige opplæringsplikten etter aml. § 3-5, og hva tilsynet ber om.
- EE-avfall — hva du kan levere hvor, og hva som må deklareres — Hvor EE-avfall leveres, og hva som i tillegg regnes som farlig avfall.
- Arbeidsmiljøutvalg — når plikten inntrer, og hva utvalget kan bestemme — Terskelen på 30 ansatte, hvem som sitter i utvalget, og hva AMU faktisk kan vedta.
- Bedriftshelsetjeneste — hvorfor elektrikerbedriften er på listen — Plikten etter aml. § 3-3, hva BHT faktisk skal brukes til, og den vanligste misforståelsen.